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水利工程档案管理与资料整编

水利工程档案管理与资料整编

陈少钊

(深圳市广水建设工程有限公司,助理工程师、注册二级建造师)

【摘  要】本文着重阐述水利工程档案的重要性、特点、价值和作用;工程档案的收集、管理、整编及归档。

【关键词】水利工程档案;价值;收集;管理

1、工程档案的重要性

工程档案是历史的记录,它来源于工程建设全过程,不仅在建设过程中具有重要作用(质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等),而且在工程建成后的运行、管理工作中,也是不可缺少的依据和条件。借助档案,人们可以查寻了解掌握过去的资料与情况,尤其是在建立工程质量终身负责制的今天,档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理,造成档案资料的残缺或不准确,将直接影响档案资料作用的发挥。水利工程“五不验收”中,就包括“档案不合格不验收”。因此,对每一个工程项目不管是建设法人的甲方,承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位,对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程,务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。

加强工程档案管理,是加强工程建设与管理工作的重要内容,江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础,这个基础不牢固,将来我们要负历史责任的”。胡锦涛同志也指出:“档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”可见档案管理工作的重要性。

2、水利工程档案的特点、价值和作用

(1)水利工程档案具有科学性、完整性、服务性外,还有其固有特点:

综合性强:具有多元性和很强的综合性,不仅是某一学科的信息反映,而且是以水利产业为中心的多学科、多专业的信息综合。

原始数据价值高:水文与气象随机性很强,年际、年内变化很大,资料年代越长越原始,价值就越大,一旦遗失将无法再生。

地域性强:具有很强的地域性。每一条河流及水库的特点各不相同。

(2)水利工程档案的利用价值,对社会发展具有重要意义。它不但关系到工程的完整性,而且对领导的决策、科技人员的借鉴、质量评定以及廉政监督等方面都有着十分现实的作用。实践证明,档案的利用大多是查找资料性、凭证性的内容,主要用以维护单位的合法权益和经济利益,而且数量大、时间跨度长。

(3)水利工程档案具有多方面的作用。一是对水利单位日常工作起查考作用。二是在防汛抢险时期,可借助档案,详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况。三是在进行水利方面的学术研究时,可更好、更快地取得研究结果。四是通过查找档案,可以节约开支,减少不必要的支出,可创造出更大的经济价值。五是水利工程档案不仅可以真实地记录水利工程建设的历史面貌,而且还是全面鉴定工程质量,查明事故原因、追究事故责任的依据,更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。

3、档案资料的收集

从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视;加之施工人员组成复杂,往往造成工程任务难以完成;临时机构解散,而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及各阶段的工作安排,掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上,采取以下收集方法:

3.1  追踪收集

适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息并指导和督促相关技术管理人员有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全,质量也比较高,但花费的人力、物力较大。  

3.2  分阶段收集

适用于建设周期长的工程。大、中型水利工程及跨年度的水利工程,我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系,及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失,这样能保证工程档案的连续性、完整性。

3.3  强制性收集


适用于对人员分散、临时机构较多的项目。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后,承建单位先交一定金额的资料押金,承建单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的承建单位具有一定的约束力,可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

4、档案资料的整编

立卷应当遵循工程文件的自然形成规律和特点,保持卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性。

(1)分类:按市档案馆的要求进行分类和编号,然后进行案卷组合。

(2)组卷:各工程形成的文件材料应保持其成套性和完整性,按其形成的过程组卷。

(3)卷内文件排列:

管理性文字材料按事项、专业顺序排列;图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

监理文件按合同结合文种、时间顺序排列。

施工技术文件按工程专业或单位工程、分部分项(单元)工程的划分排列;试验报告、大宗原材料合格证等共用文件可集中组卷。

(4)卷内目录的编制:包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注、填写卷序。

(5)卷内备考表的填写:包括卷内备考表、互见号、说明、立卷人、立卷日期、审核人、审核日期。

(6)案卷封面的填写:包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、案卷数量。

(7)案卷脊背的填写:包括保管期限、档号、案卷题名、库列柜序和总流水号。

(8)案卷目录的编制:所有档案必须编制案卷目录、序号、档号、页数、保管期限、备注。

(9)档案总目录的编制:档案总目录由案卷目录和卷内目录构成,先排案卷目录,后排卷内目录,内容包括项目名称、项目代号、案卷起止号。

(10)案卷装订:文字材料必须剔除金属物,破损的文件应当修复,采用三孔双棉线左侧装订。

5、工程档案的管理要求

水利工程档案管理工作,关键要注意其完整性、准确性、系统性。水利工程档案管理过程中,要按《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神。努力贯彻理论联系实际的方针,力求符合思想性、科学性和实用性的要求,采取灵活多样的方式和方法,建立健全档案管理的各项规章制度,把水利工程档案工作进行分解,责任落实到人,确保水利工程档案的完整、准确、系统和规范,使水利工程档案达到标准化。

5.1  工作方法标准化

首先应确定积累、立卷、归档等各环节的流程规范标准。其次建立标准的档案工作程序图,具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等,使其达到程序化。

5.2  管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到工程档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准,而且要形成文件,用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度,对水利工程资料形成的每个重要环节,凡是做出突出贡献的,组织上都应给予适应的奖励,对确实属于不重视档案工作,工作马马虎虎,给档案工作造成损失的,应给予必要的处分。从而在抓档案管理工作工程中,树立先进典型,起到示范带动作用,把档案管理工作进一步做好、做扎实。

5.3  统计标准化

所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查,统计分析,提供统计资料,对水利工程各阶段档案工作实现统计监督。具体就是统计工程档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它相关的各项内容。只有使用统一的计量单位,统一格式的报表,才能有完整可靠的工程档案数据。

5.4  其它方面

档案存放管理也要达到标准化,档案柜架包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等,均有一定的标准。除此之外,还要设有良好的通风设备,保持通风,湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。

6、工程档案的归档及移交要求

水利工程档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段、施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件,参考资料等方面着手进行同步归档整理。

6.1  归档文件的质量要求:


(1)归档的工程文件应当为原件;

(2)工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程;

(3)工程文件的内容必须真实、完整、准确,与工程实际相符合;

(4)工程文件应当采用耐久性强的书写材料,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备;

(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格应当为A4幅面,图纸应当采用国家标准图幅;

(6)图纸一般采用蓝晒图,竣工图应当是新图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件;

(7)利用施工图改绘竣工图的,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图;

(8)所有竣工图均应当加盖竣工图章,竣工图章的基本内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监,并签署完备。竣工图章应当使用不易褪色的红印泥,盖在图标栏上方空白处。

6.2  工程档案的移交要求:

(1)档案材料必须为原件;

(2)档案材料完整、准确、系统,字迹清楚,整理编目符合《市档案整理规范》要求;

(3)工程竣工图与工程实体相符,修改符合规范要求,加盖了竣工图章,图面整洁,规格统一,签署完备;地下管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据,数据完整、准确;

(4)建设工程竣工验收合格后6个月内必须向市档案馆移交建设工程档案;

(5)建设工程项目完工后,勘察、设计、施工、监理等单位应对建设工程档案进行系统收集、规范整理,并按时向建设单位移交,由建设单位审查、汇总并进行统一编号编目录后,以项目为单位向市档案馆移交;

(6)各单位在移交建设工程档案时,应当将该建设工程档案纸质总目录一式两套及工程项目信息与档案总目录电子模板一并移交;

(7)移交单位在办理档案移交前,应当提请市档案馆行政管理部门对移交档案进行进馆前的检查。在办理档案交接时,应对照目录逐一清点档案,并出具《市档案移交进馆凭据》。

7、工程档案工作中存在的主要问题

7.1  对档案不够重视

档案意识淡薄,“档案盲”占有一定比例,档案管理工作作为水利工程管理整体的一部分,未能切实列入工作内容,摆到应有的位置,从人力(档案员配置)、物力(档案装具和材料等)上给予必要的投入。未能正确认识档案管理对水利工程使用、维修和水利工程建设的重要作用,而且这种作用将产生不小的经济效益。

7.2  档案管理制度不健全

集中统一管理的原则不落实,处于“政出多门、多头管理”导致“谁都不管”局面,工程建设中形成的规划、设计、施工图纸以及其它具有考查和凭证作用的图片、图表、声像等基础、技术文件资料缺乏统一收集、整理和保存,甚至出于各自所需,据为已有,导致档案收集不完整,存放混乱,随处散失。